[Cisco Webex Meeting] Zusammenfassung : Servicedesk VG Wörrstadt

Organisatorische Informationen (Ansprechpartner: Herr von Donat und Mitarbeiter des Sitzungdienstes)

Zu OGR und Ausschüsse der OG und Stadt laden ausschließlich die Kolleginnen (Fr. Kayser, Fr. Pfeiffer und Fr. Schuhmacher) der Verbandgemeinde Wörrstadt ein.

Sie können sich nur mit der Email-Adresse (dem WebEx Konto), welche Sie der Verbandsgemeinde Wörrstadt zur Verfügung gestellt haben, als Gasgeber anmelden, um Videokonferenz- Meeting- Einladungen zu erstellen und zu versenden. Nur dieses WebEx-Konto (meist die Email-Adresse der Ortsgemeinde) besitzt eine Gastgeber Lizenz.

Falls Ihre Mitarbeiter eine Videokonferenz machen möchten, müssen Sie das Datum, die Uhrzeit und den Betreff von Ihren Mitarbeitern erhalten und senden das erstellte Meeting an Ihre Mitarbeiter weiter.

Falls Sie an dieser Videokonferenz nicht teilnehmen, dann müssen Sie jemanden aus den Teilnehmern Ihre WebEx-Gastgeber- Kontodaten inkl. Passwort zur Verfügung stellen oder geben bei der Meeting Erstellung an das der erste Teilnehmer der dem Meeting beitritt der Gastgeber ist bzw. das alle Teilnehmer automatisch Mitgastgeber sind.

Technische Informationen (Ansprechpartner: IT)

Einladungen als Gastgeber per Weboberfläche versenden

Sie können sich mit dem Link [https://vgwoerrstadt.webex.com > Anmelden] mit Ihren Gastgeber Informationen anmelden.

Um ein geplantes Meeting zu erstellen gehen Sie auf "Termin ansetzen":

Nun können Sie einen betreff und ein Meeting Passwort füt Ihr Meeting angeben.

Wichtig ist, dass Sie die richtige Zeitzone ausgewählt haben. Die Zeitzone können Sie unter Einstellungen für Ihr Konto anpassen.

Im nächsten Schritt können Sie die erweiterten Einstellungen berabeiten, in dem Sie auf "Erweiterte Optionen anzeigen" klicken.

In den erweiterten Optionen können Sie:

Einen Mitgastgeber festlegen
Festlegen ob Sie einen Ton bei Beitritt/ Verlassen von Teilnehmern hören möchten
Festlegen wieviel Minuten vorher die Teilnehmer in den Konferenzraum kommen können (5, 10 oder 15 Min.).
Eine automatische Meetingsperre nach x Minuten einrichten. Die Meeting sperre können Sie sich wie eine Tür vorstellen, sobald das Meeting gesperrt ist kann der Gasgeber den Teilnehmer zum Meeting dazu holen oder in der Lobby (Wartezimme) warten lassen.

uvm.

Die erste Einladung können Sie als Vorlage speichern, sodass Ihre gesetzten Einstellungen beim nächsten Mal bereits konfiguriert sind.

Unterschied Jetzt treffen und Meeting ansetzen:

Wir empfehlen Ihnen grundsätzliche die Option "Meetings ansetzen" zu verwenden, um immer unterschiedliche Meeting-Links (Meeting-Räume) zu erzeugen.

Bei Jetzt treffen sind kurzfristige Meetings (immer der gleiche Meeting-Raum) gemeint, die Meetings haben damit immer den gleichen Meeting Link.

Tipps zur Videokonferenz