Uns fällt des Öfteren auf, dass E-Mails systemseitig mit der Begründung "Doppelte Dateiendungen" festgehalten werden. Dies liegt in der Regel an der Namensvergabe der Dateien.
Grundsätzlich erwartet jedes IT-System nach einem Punkt im Dateinamen eine Endung (also docx, pdf, xlsx) mit der das Dokument für das System lesbar wird. Ist der Dateiname zum Beispiel 20210101-Datei.pdf wird das Sicherheitssystem nicht anschlagen– ist der Name aber Datei_01.01.2021.pdf vermuten gute Virenschutzprogramme, dass mit den Dateien automatisierte Skripte gestartet werden. Diese Skripte würden im schlechtesten Fall, für Sie nicht erkennbar, selbstständig Schadsoftware installieren.
Nicht nur die Sicherheitssysteme der Verbandsgemeinde blockieren Dateianhänge mit falschen Dateibezeichnungen. Dies ist der Stand der Technik.
Wenn Sie Absender von Dateien mit doppelten Dateiendungen sein sollten, werden die Sicherheitssysteme der Empfänger, die E-Mails mit diesen Dateien in einen Spam Ordner verschieben und u.U. auch die Annahme verweigern.
Beachten Sie folgende Grundregeln bei der Vergabe von Dateinamen:
- Vermeiden Sie unbedingt Sonderzeichen: ! " § $ % & @ / \ ( ) = µ ß ? ` ' ´ # ~ { } [ ] > < | * ^ ° . : , ;
- Vermeiden Sie Leerzeichen, verwenden Sie stattdessen Unterstriche _
- Vermeiden Sie Umlaute, z.B. statt ü -> ue
-> Erlaubte Zeichen sind Alphanumerischen Zeichen des englischen Alphabets: a-z / A-Z / 0-9 // Sonderzeichen: - _
- Datum Empfehlenswert im Format JJJJMMTT (z.B. für den 30.11.2022 -> 20221130), keine Punkte verwenden. Windows sortiert beim Format JJJJMMTT bei alphabetischer Sortierung nach dem Datum (sofern der Teil davor identisch ist).
- Verwenden Sie kurze Dateinamen, damit die zulässige Pfandlänge von Windows (259 Zeichen) nicht überschritten wird.
Falsch: Rechnung 16.08.2022.pdf
Richtig: Rechnung_20220816.pdf (oder auch z.B. Rechnung_16082022.pdf)
-> Leerzeichen mit Unterstrich ersetzt, Punkte im Datum entfernt
Falsch: Einladung Vorstellungsgespräch für den 24.12.2022, Max Mustermann (Geb. 28.02.2002), Ausbildung Finanzwirt.pdf
Richtig: Einladung_MustermannM.pdf
-> Dateinamen gekürzt, Leerzeichen mit Unterstrich ersetzt, Punkte bzw. Sonderzeichen entfernt
Falsch: Ausbildung 2023 _ Fachangestellter für Bäderbetriebe (m_w_d) - Wörrstadt-5.pdf
Richtig (ungekürzt): Ausbildung_2023_Fachangestellter_fuer_Baederbetriebe_m_w_d_Woerrstadt-5.pdf
-> Umlaut entfernt (ä zu ae, ä zu oe), Sonderzeichen entfernt, Leerzeichen durch Unterstriche ersetzt
Wobei zu überlegen wäre, ob tatsächlich Dateinamen so lange sein müssen und ob alle Informationen aus der Datei sich schon im Dateinamen wiederfinden müssen -> Dateiname kürzen
Hinweis: Falls der Dateiname nicht selbst vergeben wurde, sollte dieser trotzdem korrigiert werden.
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