Anlegen neuer Ressourcen
Einloggen im Exchange Admin Center (Ressourcen – Microsoft Exchange (vgwoerrstadt.de). Dann dort auf „Ressourcen“ (1) und dann auf das „+“ (2).
Hier lässt sich entweder Raum- oder Geräteressource auswählen. Als Raum angelegte Räume stellen dann später im Termin dann auch automatisch den Veranstaltungsort dar. Es ist zu empfehlen unter „Stellvertretungen für Buchungen“ die Option „Buchungsanfragen automatisch annehmen oder ablehnen zu aktivieren. Wenn man die Option nicht anwählt müsste die Ressource von einem oder mehreren Mitarbeitern manuell verwaltet werden.
Vorteile einer Raumressource:
- Es kann eine maximale Anzahl der Teilnehmer definiert werden. (Covid-19-Beschränkungen)
- Räume können später über den "Räume" Button erreicht werden.
- Räume können dem Terminplanungsassistenten hinzugefügt werden.
Anlegen von Geräteressourcen
Hier werden alle anderen Ressourcen angelegt. Das können Autos, Fahrräder, Notebooks oder Ladesäulen sein. Sie funktionieren genau wie Raumressourcen, aber tauchen im normalen Adressbuch auf.
Richtlinien festlegen
Ressourcen haben den Vorteil, dass gewisse Richtlinien festgelegt werden können, um Fehler bei der Buchung zu vermeiden.
Einstellbar sind:
- generell zulässiger Nutzungszeitraum (z. B. Mo–Sa 07:00–19:00 Uhr)
- Besprechungsserien zulassen oder generell ablehnen
- Maximale Vorlaufzeit für Buchungen
- Maximale Dauer der Termine
Aktivierung der Ressource
Damit die Ressource vollständig funktionsfähig ist und Buchungen korrekt verarbeitet werden, muss eine einmalige Konfiguration vorgenommen werden:
1. Mit dem angelegten Ressourcenkonto anmelden
2. Links in der Menüleiste auf "Einstellungen" navigieren
3. Den Menüpunkt "Regional" auswählen
4. Auf „Speichern“ klicken
