Um das Outlook AddIn benutzen zu können müssen sie sich ein VG-Cloud (FTAPI) Account eingerichtet haben. Die Outlook Erweiterung wird von der IT zentral über die Softwareverteilung installiert. Sollte es zu keiner Abfrage des Accounts kommen bzw. die Optionen beim Versenden einer Nachricht nicht angezeigt erstellen sie bitte ein Ticket.
1. Erstanmeldung
- Öffnen Sie Microsoft Outlook wie gewohnt.
- Beim ersten Start des FTAPI Add-Ins erscheint automatisch ein Anmeldefenster.
- Geben Sie bitte Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse sowie das von Ihnen im Vorfeld selbst gewählte Passwort ein.
- Nach erfolgreicher Anmeldung steht Ihnen das Add-In zur Verfügung.
2. Sicheres Versenden von E-Mails und Anhängen
- Erstellen Sie eine neue E-Mail.
- Im Nachrichtenfenster erscheint oben die FTAPI-Menüleiste.
- Verfassen Sie Ihre Nachricht wie gewohnt.
- Fügen Sie Dateien über den „Anhänge hinzufügen mit FTAPI“-Button hinzu.
- Wählen Sie die gewünschte Sicherheitsstufe:
- Stufe 1 – Empfänger bestätigt lediglich seine E-Mail-Adresse.
- Stufe 2 – Empfänger muss sich für den Zugriff registrieren.
- Stufe 3 – Inhalte sind verschlüsselt, SecuPass-Passwort notwendig.
- Stufe 4 – Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für maximale Sicherheit.
- Definieren Sie bei Bedarf die Gültigkeitsdauer des Transfers.
- Versenden Sie die Nachricht mit „Mit FTAPI senden“.
3. Empfang und Zugriff auf Dateien
- Empfänger erhalten eine E-Mail mit einem Download-Link.
- Bei gesicherter Übertragung (Stufe 3 oder 4) ist ggf. die Eingabe des SecuPass-Passworts erforderlich.
- Nach erfolgreicher Authentifizierung kann die Datei heruntergeladen werden.
4. Hinweise zur Nutzung
- Verwenden Sie ausschließlich die FTAPI-Schaltflächen für den Versand sicherer Anhänge.
- Bei Fragen zur Sicherheitsstufe oder zur Bedienung wenden Sie sich bitte an die IT-Abteilung.
- Ihre Zugangsdaten können jederzeit über das FTAPI-Menü überprüft oder aktualisiert werden.